Pression/Temps/Stress travail - AC Compétences
 

MIEUX PRIORISER

VOTRE TEMPS

                       pour prévenir ou soigner

                            votre "Tempsdinite"

 

1 Public

  • Assistant(e)s, secrétaires souhaitant :

             - optimiser leur temps

                     et/ou leur organisation personnelle, afin de mieux résister à la pression quotidienne

              - gagner en sérénité

2 Objectifs

Faire le point sur son activité

  • Établir le diagnostic de l’emploi de son temps, et repérer les facteurs potentiels de perte de temps
  • Prendre le recul nécessaire pour s'organiser et mieux gérer son temps et son stress
  • Planifier ses activitéspour contrôler les délais et gérer ses priorités grâce à des outils adaptés
  • Mieux gérer le relationnel, les situations pour réguler les tensions
  • Acquérir des méthodes de travail pour gagner du temps et être efficace sans subir

 

3 Proposition

Jour 1 : Évaluer son temps et son style d’organisation.

Diagnostiquer l'organisation de son travail

  • Être au clair sur ses missions
    • Créer ou mettre à jour sa description de poste
    • Concevoir sa fonction
    • Clarifier sa répartition des tâches
    • Identifier les acteurs « moteurs » de son temps
  • Diagnostic de l’emploi de son temps
    • Le comportement face au temps
    • Les sources de votre organisation, les contraintes...
    • Les priorités
    • L’urgent, l’important, l’accessoire.

Identifier les croque-temps générés par les autres

Téléphone et messagerie

Gestion de l’information

Dérangements

La délégation et la délégation inversée

Les réunions

Les entretiens...

Un peu de théorie :

  • Les lois de la gestion du temps : 80/20…
  • Les priorités et la priorisation des tâches
  • L’organisation de son temps et les outils écrits
    • Plannings, check-list.
    • Les tableaux de bord
    • Autres....

Jour 2 : Devenir le stratège de son temps

Gérer l'essentiel

  • Gérer les priorités et sortir du tout urgent
  • Valider les demandes
  • Savoir dire « non »
  • Réduire les surcharges
  • Savoir négocier un délai
  • Chasser le superflu

Traiter ses "croque-temps"

  • Les acteurs et l’utilisation de leur temps.
  • Quelques règles de base
  • Rédiger des « chartes de discipline » : réunions, entretiens...
  • Réduire le volume de papiers à traiter :
    • Utiliser la méthode TRAP pour trier et traiter les informations
    • Savoir classer, trier, jeter.

Passer d'un mode réactif à un mode proactif

  • Établir des check-lists détaillées ou des modes opératoires
  • Repérer les pièges de la spontanéité
  • Gérer les imprévus et les crises
  • Accepter les dérangements, les imprévus, les interruptions...

Mieux s'organiser, utiliser les bons outils

  • Planifier, avoir les méthodes adaptées
  • Diagnostiquer le bon moment pour augmenter son efficience
  • Eviter les situations de crise
  • Reconnaître le temps des autres, hiérarchie, collègues,
  •       pour mieux travailler ensemble
  • Fixer des objectifs ensemble pour améliorer l’efficacité collective

 

4 Durée, Coût

  • Durée : 2 jours

  • Calendrier : avec vous

  • Si groupe : maximum 12 personnes

  • Coût : A négocier selon prise en charge

 

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